但后來我發(fā)現(xiàn)不會發(fā)郵件的人很多，包括在工作中遇到的下屬、同事等等。作為職場領域的創(chuàng)作者，今天想在這里聊一聊：在職場到底要如何發(fā)郵件，郵件是如何在體現(xiàn)你的個人職業(yè)形象的。
一、你認識到郵件的本質了嗎？
很多人都單純的誤以為郵件只是一個傳送工作內容，促進有效溝通的工具，但事實真的只是這樣嗎？
什么是郵件？郵件不是聊天軟件，它是用來做確定步驟的，便于追根溯源的，有商業(yè)效率和法律效率的。
每一封郵件的發(fā)出，都意味著你的職業(yè)特色和個人特征正在被傳遞。回復郵件的時間，郵件發(fā)送的內容和用語等細節(jié)，都在側面體現(xiàn)你的實力、暴露你的工作態(tài)度。
二、如何更高階的發(fā)送郵件？4個方面的細節(jié)不可忽視！
01、郵件發(fā)出的時間
當有必要的郵件需要發(fā)出時，當然是越早發(fā)會好。這里我們主要強調另外2種情況：其一是若遇到事情復雜，無法第一時間回復；其二是特殊時間段不能發(fā)送的郵件。
尤其是反饋型郵件，具體回復的結論需要多人配合或反復確認，導致郵件不能及時確切回復，很多時候由于發(fā)件方多次催促未果，雙方還會產(chǎn)生溝通矛盾。遇到這種情況不如將原本需要回復的一份郵件，拆分成兩份郵件來發(fā)。
在未得到確切結果前，可先回復：“情況已收悉，我們正在緊急處理，結果出來后會第一時間回復……”。這份郵件的回復，不僅傳達了已收悉需求內容，還傳達了讓對方無需苦苦等待，這是給發(fā)件人的一個交代。及時作出響應，永遠是發(fā)郵件的第一要則。
第二種情況是特殊事件段不能發(fā)送的郵件。比如需要給領導和同事發(fā)送內部結構調整的通知，或是公司內部產(chǎn)品價格調整的通知等，這類郵件的發(fā)送最好在公司大會時，加密統(tǒng)一發(fā)送。避免在同事或領導拜訪客戶時、或進行同行交流會時發(fā)送，盡量排除內部消息泄密的可能性。
除及盡快回復外，做好以上兩點，不僅顯得你事事有交代、還體現(xiàn)出你懂得替他人著想、懂得以結果為導向的去維護公司利益。
02、關于郵件內容
好的郵件內容，應該具有較高易讀性和說服力的。我們可以通過以下幾個細節(jié)來體現(xiàn)易讀性和說服力。
①指令：首先要有針對性的、用簡潔的語言、有條理的闡述或答復指令：指令是否完成、完成到哪個階段、未完成的原因、完成它需要配合的因素等。不要小看郵件的指令發(fā)送，這是體現(xiàn)你理解能力和表達能力的基礎。
②信息增量：能否回復預判到對方可能追加的問題、以及涉及到的周邊問題等，這從側面展示了你的前瞻性、預判能力等，而這些都是你專業(yè)度和崗位實力的體現(xiàn)。
③注意事項：溫馨提示對方看到郵件后的注意事項，或是提出便于對方處理的專業(yè)性意見，這不僅是個人素養(yǎng)的體現(xiàn)，還有可能是企業(yè)文化展示的機會，倘若收件人是客戶，那么就會給客戶留下非常好印象，為以后的交流合作奠定了好感。
④表達要具體：具體的詞，才是關鍵詞。郵件內容的表達盡量要具體，既利于對方理解，也利于保留憑證。比如具體的地址、具體的時間、具體的數(shù)量、具體的標準等。
關鍵詞能幫助收件人理解到具體信息，也為雙方的工作提供一個標準。如若后期有矛盾或有問題產(chǎn)生，可以在此找到憑證，便于追根溯源，促進工作的最終完成。
關鍵詞可減少不必要的溝通，也是判定雙方工作質量的標準。擅用具體的關鍵詞的員工，大多有著高效、負責任的職業(yè)特質。
03、格式
基本的字體、加粗、顏色、排版等格式在這里我們不作冗述，主要強調關于抄送、附件、主題這3個方面的內容。
①抄送
首先、要搞清楚收件人和抄送對象之間的關系，收件人為事情的責任方（回復方），而抄送對象，一般只是知曉方，往往是同項目的負責人，或領導等。
第二、第如果一份郵件需多人回復，有多個責任人，那么應將需要回復的責任人都設為收件人。
第三、抄送對象一定不能忘記。譬如萬一有什么問題，抄送的上司可幫你一起發(fā)現(xiàn)和解決，不抄送出了問題就只能自己扛。其次，如果是重要郵件，還利于郵件的保存，萬一郵件數(shù)據(jù)和信息被不小心清理掉，還能在抄送對象處找回信息。再次、還便于抄送對象及時了解事情的進展或結果，減去了再去詢問的溝通成本。
②附件
附件的形式一般有表格、圖片、文檔這3種形式，這里主要強調前兩種。
凡是能用表格做附件輔助說明的，盡量避免用大段文字。
根據(jù)圖片我們可以看出，表格的視覺效果，真的要直觀很多。
若附件為圖片時，圖片如果必須用某種小眾的軟件才能打開，要告知收件人具體的軟件，最好能直接附上下載軟件的鏈接、提示對方打開方式。避免打不開圖片后的冗余溝通。當然，圖片要清晰，要配文字說明等，這些基礎要求依然不能忽略。
無論是哪種附件，一定要按照收件方需求，去分類命名。這樣做的目的不僅讓收件人一目了然，對你倍生好感，更有利于當郵件積累變多時，收發(fā)雙方的搜索查找。
最后，最重要的一點，正文一定要對附件有所提示，避免收件人忽視附件的存在，產(chǎn)生不必要的溝通成本。
③主題
郵件的主題，是收件人看到郵件的第一眼內容，好的主題可以達到錦上添花的效果。
主題應有信息，恰當?shù)闹黝}信息是在告訴收件人，郵件的目的。沒有信息的主題給收件人的第一印象是不知所云，甚至會被漏看。
主題信息還會幫助收件人將郵件分類，這是一封咨詢郵件、反饋郵件、或是存檔郵件，應該在主題上有所體現(xiàn)。
咨詢類郵件：例如詢價、技術確認等；
反饋型郵件：例如項目進展、付款明細等；
存檔郵件：例如工作日報、獎懲通知等；
例如以上圖片中的郵件主題，作為收件人，我們可以一眼看出，這是一封反饋型郵件，發(fā)件人注明了具體參數(shù)，型號、結果等，并用具體的日期著名了發(fā)貨日期，這樣的郵件主題，讓人很快明白這是一份什么郵件，目的是什么。
04、電話補充
緊急、重要的事情，郵件陳述后，有必要做電話補充的一定不能少。尤其是很多職場新人，能用郵件處理的，大多不愿意再打電話補充說明，這是非常不成熟的職業(yè)行為。
電話作為郵件的補充和輔助，不僅能提醒收件人及時處理郵件，還能表明自己作為發(fā)件人對郵件內容的高度重視程度，這也是在間接提醒收件人重點對待。
有了電話的加持，郵件相當于被保駕護航，優(yōu)先、著重處理的可能性更高。
如果收件人是客戶，則有利于工作對接效率的提高，讓客戶感覺你細心、高效、是個靠譜的人，且你的靠譜意味著你背后的企業(yè)靠譜；若收件人是領導，則直接體現(xiàn)了你做事的責任心。
三、最后、對每一封收件執(zhí)行3D處理原則
所謂3D，就是行動（Do），轉發(fā)（Delegate）和擱置（Defer）。
對每一封待處理的郵件，首先要做好分類，可以設置待辦，但一定不能“怠慢”！
行動（Do）：首先，所有的收件都必須立馬行動，雖然這個行動不一定是回復。對于復雜郵件，立馬傳達給需要配合的同事，給予其他人提供答案的時間；對于緊急又復雜的郵件，要立馬向領導申請授權，第一時間通知對應責任人加班處理；對于簡單，可單獨回復的郵件，可根據(jù)當天任務緊急與否的排列的次序，盡快回復。
行動力是職場人體現(xiàn)時間管理的基本能力。及時行動處理郵件，展示的是優(yōu)秀的時間管理能力，這是團隊管理人員、企業(yè)高管的必備素質。所以能否及時行動、回復郵件，或許與你的職場晉級有關。
轉發(fā)（Delegate）：轉發(fā)郵件的情況，一般是上級轉發(fā)給下級。第一時間將需要下級處理的郵件轉發(fā)過去，讓下級更早了解任務，更早發(fā)現(xiàn)任務中的問題，更早為解決問題做準備工作，為執(zhí)行和完善留出更多的時間。這不僅體現(xiàn)了領導給下屬成長的機會，更體現(xiàn)了領導力的合理性。
好的領導力，吸引的是長久的、忠誠度高的員工。所以，看似小小的轉發(fā)郵件問題，或許與你能否帶出好一批優(yōu)秀的員工有關。
擱置（Defer）：被擱置的郵件有兩類，一類是需要一定時間才能答復的郵件；另一類是告知型、通知型郵件。
首先，先通過是否能行動、和轉發(fā)，去判斷郵件是否不得不擱置。如果必須擱置，要給郵件設置在有效期內的答復時間，提示自己處理。
其次，擱置的郵件，要簡短回復發(fā)件人擱置的理由，并告知對方預期的答復或提供時間。列入待辦清單，設置緊急程度、截止日期，用以警示自己。
最后，無需處理的擱置郵件單獨歸納。
擱置與否，能很好的鍛煉和體現(xiàn)自己的整理歸納能力。若因為擱置的不合理，而造成忘記處理郵件，則會給外人留下糊糊涂涂、沒有條理的印象。
總結：發(fā)郵件是大多數(shù)人的工作內容之一，高階的郵件發(fā)送、處理能力也是一種稀缺的工作能力。以上是給大家匯總的關于如何發(fā)送、處理郵件的全部內容，希望大家能早日成為郵件能手，讓更高階的郵件，助你順利成為更高階的職場達人！
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